System elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) to innowacyjne rozwiązanie, które coraz chętniej wdrażane jest przez średnie i duże firmy. Narzędzie to pozwala lepiej dopasować się do obecnej cyfrowej rzeczywistości i w znacznym stopniu zoptymalizować najważniejsze procesy biznesowe w organizacji. Kto powinien jednak najbardziej zainteresować się wdrożeniem elektronicznego obiegu dokumentów i jakie konkretne benefity można dzięki temu osiągnąć? Na te pytania odpowiadamy w poniższym artykule.
Po co EOD?
Skuteczne przeprowadzenie cyfryzacji procesów biznesowych jest dzisiaj jednym z najważniejszych wyzwań, przed którymi stoją średnie i duże przedsiębiorstwa. Nowe technologie nie tylko pozwalają bowiem usprawnić pracę firmy, ale także pomagają między innymi w redukcji kosztów i zwiększeniu bezpieczeństwa danych.
W jaki sposób rozpocząć drogę w kierunku osiągniecia dojrzałości cyfrowej organizacji?
Jedną z najlepszych metod jest wdrożenie innowacyjnego systemu obiegu dokumentów EOD. EOD, czyli elektroniczny obieg dokumentów, to system, który pozwala na tworzenie, wysyłanie, przetwarzanie i archiwizowanie dokumentów firmowych w postaci cyfrowej. To innowacyjne narzędzie implementowane jest przez coraz więcej średnich i dużych przedsiębiorstw, którym zależy na maksymalizacji efektywności pracy. Pozwala ono bowiem na rezygnację z przestarzałego i generującego niepotrzebne koszty rozwiązania, jakim jest papierowy obieg dokumentów.
Obieg jakiego rodzaju dokumentów możemy cyfryzować za pomocą EOD?
Możliwości są tutaj naprawdę ogromne. Konkretny zakres zależy od wybranego oprogramowania, które posłuży nam do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów. Innowacyjne i nowoczesne rozwiązania, takie jak system LOGITO, pozwalają na cyfryzację między innymi:
- umów,
- faktur,
- wniosków urlopowych,
- wniosków o delegację,
- reklamacji,
- pasków płacowych,
- obiegówek,
- teczek pracowniczych,
- rejestru wydatków pracowniczych,
- obsługi korespondencji,
- kart ewidencji czasu pracy.
Jak więc widać, dobry system elektronicznego obiegu dokumentów daje organizacjom ogromne możliwości optymalizacji. Dodatkowo każde przedsiębiorstwo może samo zdecydować, jaki zakres procesów chce zdigitalizować w pierwszej kolejności. Dzięki EOD możliwe jest więc nie tylko rozpoczęcie cyfryzacji firmy, ale też samodzielne wyznaczenie tempa osiągania dojrzałości cyfrowej.
Dla kogo jest EOD?
Choć elektroniczny obieg dokumentów staje się coraz powszechniej używanym rozwiązaniem, wiele współczesnych polskich przedsiębiorstw nadal korzysta z tradycyjnego obiegu papierowego. Sytuacja ta dotyczy organizacji działających w różnych branżach i podyktowana jest często nieświadomością korzyści płynących z wdrażania nowoczesnych narzędzi. Warto więc zdać sobie sprawę z tego, jak EOD może pomóc w optymalizacji pracy i kto najbardziej skorzysta na implementacji odpowiedniego systemu.
Wykorzystywanie papierowego obiegu dokumentów wiąże się z koniecznością ręcznego tworzenia, drukowania, podpisywania, wysyłania i archiwizowania wniosków, faktur i umów. Procesy te nie tylko są czasochłonne, ale także zmuszają pracowników do wykonywania wielu powtarzalnych i monotonnych czynności. To natomiast uniemożliwia pełne wykorzystywanie wszystkich ich kompetencji. W dobie powszechnej cyfryzacji papierowy obieg dokumentów możemy więc w wielu przypadkach traktować jako rozwiązanie nieefektywne i podnoszące koszty prowadzenia przedsiębiorstwa.
EOD – rozwiązanie dla niemal każdego przedsiębiorcy
Nie powinien więc nikogo zaskakiwać fakt, że na wdrożeniu systemu EOD zyskać może niemal każdy. Ogromne korzyści z implementacji tego narzędzia odczują z pewnością organizacje, których działanie było do tej pory w całości oparte o papierowy obieg dokumentów. Cyfryzacja kilku podstawowych obszarów może bowiem w znaczący sposób poprawić efektywność pracy. Nawet firmy, które już wcześniej zdigitalizowały część procesów, powinny jednak nadal być zainteresowane możliwościami elektronicznego obiegu dokumentów. Nowoczesne systemy ciągle się bowiem rozwijają i oferują nowe funkcjonalności.
EOD jako narzędzie dla średnich i dużych firm
Warto zaznaczyć, że wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest obecnie niemalże niezbędne dla średnich i dużych przedsiębiorstw chcących wzmacniać swoją przewagę konkurencyjną. Organizacje przetwarzające na co dzień wiele różnego rodzaju papierowych faktur i umów nie są w stanie osiągać efektywności równej wykorzystującej nowoczesne rozwiązania technologiczne konkurencji.
Czy warto wdrożyć EOD?
Obserwując działania wielu współczesnych przedsiębiorstw, możemy dojść do wniosku, że wdrażanie innowacyjnych rozwiązań wspierających cyfryzację firmy jest już właściwie konieczne, by możliwe było efektywne realizowanie celów biznesowych. Dzieje się tak dlatego, że nowe technologie gwarantują benefity, które w znacznym stopniu wpływają na optymalizację procesów.
Wiele firm wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów traktuje jako pierwszy krok w kierunku cyfryzacji przedsiębiorstwa. Podejście takie jest jak najbardziej uzasadnione. EOD stanowi bowiem niezwykle istotny element infrastruktury firmowej, na której oparte mogą być kolejne zmiany.
Wdrażanie wszelkich innowacji do przedsiębiorstwa powinno być poprzedzone dokładną analizą potrzeb. Konieczne jest również wyznaczenie celu zmian i opracowanie planu, który pozwoli na osiągnięcie najlepszych efektów. Aby mieć świadomość tego, co może zyskać firma dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów, należy poznać wszystkie najważniejsze korzyści tego rozwiązania.
Automatyzacja procesów
Automatyzacją procesów zainteresowane są obecnie niemal wszystkie średnie i duże przedsiębiorstwa, które chcą znaleźć sposób na zwiększenie swojej efektywności. Firmy takie szukają często drobnych nowinek technologicznych, które mają w założeniu całkowicie przemodelować działanie organizacji. Nie zdają sobie one przy tym jednak sprawy z tego, jaki potencjał w automatyzacji procesów zapewnia sprawdzone i solidne rozwiązanie, jakim jest elektroniczny obieg dokumentów.
Wdrożenie systemu EOD sprawi, że wiele z powtarzalnych czynności nie będzie musiało być już wykonywanych przez pracowników. Dobre oprogramowanie pozwoli bowiem zautomatyzować takie zadania i oszczędzić czas zatrudnionych osób. Rozwiązanie to w znacznym stopniu zwiększy więc efektywność przedsiębiorstwa i przyczyni się do lepszej realizacji celów biznesowych.
Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów
Kolejną istotną korzyścią płynącą z implementacji innowacyjnego rozwiązania, jakim jest system elektronicznego obiegu dokumentów, jest skrócenie czasu potrzebnego na realizację poszczególnych etapów każdego z procesu. Osiągnięcie tego jest możliwe między innymi dzięki szybszemu przetwarzaniu różnego rodzaju wniosków, umów i faktur. Dzięki temu, że wszystkie dokumenty mogą być przekazywane w formie cyfrowej, nie jest także potrzebne ich ręczne drukowanie, podpisywanie i wysyłanie.
Dla średnich i dużych firm, które każdego dnia przetwarzają wiele różnych dokumentów, wdrożenie systemu do obsługi korespondencji i spraw będzie więc ogromną oszczędnością czasu. Ten fakt z pewnością docenią wszystkie przedsiębiorstwa skoncentrowane na optymalizacji kosztów działania.
Redukcja kosztów
Redukcja czasu potrzebnego na wykonywanie wielu zadań pozwoli znacznie zmniejszyć wydatki przedsiębiorstwa. Nie jest to jednak wyłączny powód, dla którego implementacja systemu elektronicznego obiegu dokumentów może pozwolić na poczynienie oszczędności. Wdrożenie nowoczesnego oprogramowania umożliwi bowiem rezygnację z obiegu papierowego, który często generuje bardzo wysokie koszty.
Drukowanie i wysyłanie umów, faktur i wniosków wymaga regularnego kupowania odpowiednich materiałów oraz serwisowania sprzętu. Wysokie koszty są także często związane z koniecznością archiwizowania papierowej dokumentacji. Niezbędne jest bowiem stworzenie odpowiednich warunków przechowywania lub też korzystanie z usług firm zewnętrznych. Dzięki elektronicznemu obiegowi wszystkie dokumenty będą mogły być przechowywane i przetwarzane w formie cyfrowej, co pozwoli na wygenerowanie znacznych oszczędności.
Poprawa współpracy między działami
Jednym z niezwykle istotnych parametrów, które wpływają na wydajność współczesnych średnich i dużych przedsiębiorstw, jest skuteczność komunikacji wewnętrznej. Aby firma funkcjonowała sprawnie, wszystkie jej działy muszą mieć możliwość efektywnej współpracy. To natomiast bywa trudne, gdy w organizacji zatrudnionych jest wiele osób, a cała komunikacja oparta jest o tradycyjny model wykorzystujący papierowy obieg dokumentacji.
To również z tego powodu przedsiębiorstwa powinny zatroszczyć się o implementację nowoczesnych rozwiązań. Wdrażając innowacyjny system obiegu dokumentów, możliwe będzie stworzenie cyfrowej przestrzeni dla pracowników, która będzie służyła do przechowywania i wysyłania plików, ale także do wymiany najważniejszych informacji.
Jak prawidłowo wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów do firmy?
Gdy wiemy już, co to jest elektroniczny obieg dokumentów i jakie są jego benefity, warto także poznać schemat działań, który doprowadzi do osiągnięcia najlepszych rezultatów z wdrożenia tego nowoczesnego rozwiązania.
Badanie potrzeb jako pierwszy krok do wdrożenia EOD w firmie
Warto więc wiedzieć, że tak jak i w przypadku implementacji innych zmian, w pierwszej kolejności należy dokładnie zbadać potrzeby firmy. W tym przypadku będzie to oznaczało konieczność skrupulatnego przeanalizowania wszystkich obecnych procesów. Następnym krokiem będzie natomiast wyznaczenie celu oraz ustalenie kolejności wprowadzania zmian.
Gdy będziemy już znali swoje oczekiwania, wybranie odpowiedniego systemu do elektronicznego obiegu dokumentów będzie znacznie łatwiejsze.
Rozbudowa systemu elektronicznego obiegu dokumentów
Musimy jednak pamiętać, że cały proces nie skończy się w momencie wdrożenia oprogramowania – niezbędne będzie bowiem także przeszkolenie pracowników z jego obsługi. Co ważne, wraz z rozwojem firmy konieczne może być wdrażanie kolejnych usprawnień do systemu obiegu dokumentów. Wybrany przez nas dostawca oprogramowania powinien więc zapewniać kompleksowe wsparcie i możliwość rozbudowy platformy nawet po zakończeniu wdrożenia.